GOUD

Bijlage: Fragmenten stuurgroepdocument met risico-analyse

(verzonden op 23 oktober 2008, dus na het uitkomen van het actieplan)

Omschrijving risico:	Onverwachte productselectie door Europese aanbesteding
Categorie:	Operationeel
Kans:	Laag
Gevolg:	Hoog
Motivatie:	Op basis van functionele specificaties kunnen andere producten worden aangeboden dan voorzien, het geen veel extra werk in transitie- en implementatiefase zal betekenen.
Maatregelen:	Extra expertise inhuren om aanbestedingstraject goed te laten verlopen. Opdelen project in meerdere fasen. Beslismoment inbouwen voor vervolg van project aan het eind van het aanbestedingstraject. Mogelijkheden om project aan te passen, afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding.

 
 

Omschrijving risico:	Juridische procedures volgend uit EU aanbesteding
Categorie:	Strategisch
Kans:	Groot
Gevolg:	Groot
Motivatie:	Gezien de omvang van de aanbesteding en het afstraal effect er van, is er een gerede kans dat leveranciers, die de boot missen, gaan procederen. Afhankelijk van de aard hierva kan het project daardoor aanzienlijke vertragingen op gaan lopen.
Maatregelen:	Bij het optreden van dit risico zal in overleg met de stuurgroep moeten worden gekenken hoe te handelen. Aanvullende inhuur van deskundigen is hierin niet ondenkbaar.

 
 

Omschrijving risico:	AD- en netwerkontwerp wordt niet gerealiseerd
Categorie:
Kans:	Laag
Gevolg:	Hoog
Motivatie:	Doordat departementen het niet eens worden, kan het AD- en netwerkontwerp niet geimplementeerd worden. Hierdoor kunnen plaats- en tijdafhankelijk werken en samenwerkingsfunctionaliteit niet geboden worden.
Maatregelen:	Grote aandacht voor het hele proces van tot stand komen van het ontwerp en realisatie. Zeer intensieve samenwerking met Rijksweb en netwerkspecialisten van de deelnemende departementen.

Nota bene: Active Directory is een gesloten, bedrijfseigen technologie die door hetzelfde bedrijf is ontwikkeld als waar de aanbesteding naar is toegeschreven. Het is uitdrukkelijk verboden om in een aanbesteding leveranciersnamen te noemen.

Bijlage: Tijdlijn aanbesteding GOUD

November 2006:

IODI positief over opstarten project, nog geen naam.

December 2006:

Voorbereiding GOUD (Gezamenlijke Ontwikkeling Uniforme rijksDesktop) gaat van start samen met nog drie andere projecten. Scopebepaling, verdeling financiering en voorstel inrichting beheersorganisatie.

Januari 2007:

Officiële opdracht wordt gegeven aan Rijksweb voor ontwerp Active Directory (n.b. dit is een gesloten 'variant' van de open standaard LDAP door leverancier Microsoft). Scope, verdeling financiering en beheersorganisatie krijgt akkoord IODI. Overleg en afstemming OSOSS.

Februari 2007:

Functionele specificaties verzonden naar experts binnen deelnemende ministeries.

Maart 2007:

Voor de verschillende deelontwerpen van het Functioneel Ontwerp (beheertools, samenwerkingsfunctionaliteit, beveiliging, client, applicatiedistributie) zijn deelgroepen opgezet en worden workshops georganiseerd. De deelontwerpen Active Directory en Netwerkinsfrastructuur worden in samenwerking met Rijksweb uitgezet. Functioneel ontwerp 'bijna gereed'.

Maart 2007:

GOUD wordt losgekoppeld van EASI (Europese aanbesteding mantelleverancier softwarelicenties) omdat volgens de projectleiding de licenties en het beheer binnen het project niet van elkaar beschouwd kunnen worden, 'laat staan aanbesteed'. Bovendien wil men niet afhankelijk zijn van het tijdframe van EASI.

Losknippen functionele specificaties (voor aanbesteding) en functioneel ontwerp voor Client en Office-functionaliteit 'vanwege tijdsdruk'. Er wordt een proeftuin ingericht bij Financiën.

April 2007:

In stuurgroep wordt aangegeven dat functionele omschrijving/ontwerp hier en daar 'te goedwillend' is opgesteld, en dat er nu 'veel energie wordt gestoken' om dit aan te scherpen en ervoor te zorgen dat we 'de goede oplossingen uit de markt krijgen'.

Mei 2007:

FO nadert eindfase, bespreking in stuurgroep GOUD.

Juni 2007:

Verzoek van ministerie van EZ vragen om documenten te toetsen 'in het licht van de open standaarden/open source discussie'. Moet binnen een maand, zodat aanbesteding eind juli opgestart kan worden. 'De stuurgroep en de vertegenwoordigers van EZ zijn unaniem van mening dat met deze acties een voldoende antwoord gegeven kan worden aan de politieke leiding in het debat met de Tweede Kamer'. PsG-beraad (14 juni 2007) wil een werkplek voor gehele rijksoverheid, IODI polst of er nog departementen zijn die willen aanhaken bij GOUD.

Stuurgroep besluit unaniem voor het volgende scenario:

• OSOSS moet nadrukkelijk als optie worden meegenomen, waarbij de huidige ICT-infra als vertrekpunt geldt (+ontwikkeltraject voor GOUD/RWP versie 1.0).
• EZ zal de aanbestedingsdocumenten op hun 'openwaardigheid' toetsen
• Rijkswerkplek zal binnen een maand zorgdragen voor een second opinion op de aanbestedingsdocumenten.
• Rijkswerkplek stelt een notitie op in het kader van het ontwikkelingstraject (2e ontwikkelspoor voor Rijkswerkplek 2.0)
• Rijkswerkplek neemt het initiatief om de politieke en ambtelijke top op de hoogte te brengen

En de stuurgroep concludeert dat:
De te selecteren leverancier de GOUDdeelnemers kan helpen bij een migratietraject vanuit bestaande de situatie naar een OSOSS-omgeving (uitgaande vanuit de toekomstige Rijkswerkplek).

Opstellen Functionele specificaties (voor aanbesteding) en Functioneel ontwerp in concept gereed en worden 'aanbestedingswaardig' gemaakt. Inkoopafdeling Financiën is kandidaat voor loket Europese aanbesteding. Samenwerking tussen GOUD en Rijksweb over samenwerkingsfunctionaliteit. Projectplanning nog glijdend vanwege onduidelijkheid aanbesteding.

18 Juni 2007:

Vertrouwelijk memo aan stuurgroep GOUD over Europese aanbesteding. Projectleiding stelt dat Europese aanbesteding is opgezet zodat deze voldoet (*) aan motie Vendrik: gebruik open standaarden is verplicht (comply or explain) en dat Open Source een gelijkwaardige (eerlijke) kans krijgt. (* = Dit wordt naderhand door de contraexpertise bestreden.)

In overleg met EZ is naar voren gekomen dat er naar verwachting behoorlijke (politieke) beroering zal ontstaan indien de GOUD aanbesteding ertoe zal leiden dat een relevant deel van de te selecteren producten van de leverancier Microsoft afkomstig zal zijn. Dit niet in de laatste plaats omdat de Staatssecretaris van Economische Zaken de Tweede Kamer heeft toegezegd 'echt serieus met Open Source binnen de overheid aan de gang te gaan' (****in de bewoordingen van de opsteller van deze memo)

Gezien de aard van het project, het vertrekpunt van de deelnemende departementen en huidige stand van zaken in de Open Source markt is de kans dat een relevant deel van de producten op de producten van Microsoft is gebaseerd is waarschijnlijk. Als alternatief zou gedacht kunnen worden de aanbesteding zo 'om te buigen' dat Open Source meer dan een eerlijke kans zou krijgen. Hierbij wordt het echter waarschijnlijk dat benadeelde partijden via de rechter een eerlijke(r) aanbesteding zullen afdwingen. In plaats van politiek dus juridisch beroering. Met een grote kans dat de uiteindelijke uitkomst gelijk aan die van de uiteindelijke aanbesteding zou zijn. Wellicht met minder politieke beroering omdat er een gerechtelijke uitspraak aan ten grondslag ligt. Volledigheidshalve kan nog een derde alternatief gekozen worden: afzien van het streven om voor de vijf departementen een gezamenlijke werkplek te ontwerpen en het project GOUD stop te zetten.

Naast de hier genoemde drie hoofdalternatieven zijn vanzelfsprekend variaties mogelijk; bijvoorbeeld:

• het naast het project GOUD starten van een project om op een termijn van 3 tot 4 jaar te komen tot een open source werkplek die vervolgens op opvolger van de nu aan te besteden GOUD werkplek gaat dienen
• het project GOUD stoppen, 3 tot 4 jaar tijd en geld uittrekken om een open source werkplek te ontwikkelen en deze vervolgens te implementeren

Gevraagd:
Er wordt een uitspraak gevraagd over hoe vanaf het huidige punt verder te gaan.

20 Juni 2007:

Testomgeving om Microsoft Active Directory/netwerkontwerp te testen is aangeschaft. Stuurgroep heeft ingestemd met niet-openbare aanbesteding voor de selectie van een leverancier, de software en benodigde diensten. Het selectiedocument voor de Europese aanbesteding is nagenoeg gereed. Het concept Programma van Eisen (PvE) is aan de stuurgroepleden verzonden met het verzoek het binnen de departementen te laten valideren.

21 Juni 2007:

Ministerie BZK/Rijkswerkplek stelt samen met project GOUD de inhoudelijke opdracht voor second opinion op en selecteert kandidaatbureaus.

2 Juli 2007:

Sluiting reactietermijn aanbesteding contraexpertise, gunning aan consultancy VKA.

10 Juli 2007:

Contraexpertise VKA verschijnt. Conclusie is dat "niet al het mogelijke in het werk is gesteld om invulling te geven aan de wensen van de Tweede Kamer en de toezegging van de staatssecretaris" en dat de wijze waarop GOUD is gespecificeerd een "doorgroeiscenario in de gewenste richting eerder lastiger dan eenvoudiger maakt". Het rapport geeft een elftal aanbevelingen waarmee het alsnog 'goed mogelijk' is om aan de doelstellingen te voldoen.

7 Augustus 2007:

Diverse communicatie over benodigde reactie contraexpertise met stuurgroep en andere betrokkenen (niet vrijgegeven).

15 Augustus 2007:

Conceptversie tegennotitie op contraexpertise rondgestuurd aan stuurgroep (niet vrijgegeven).

20 Augustus 2007:

Projectmanagement GOUD reageert intern met uiteindelijke tegennotitie aan de stuurgroep. De aanbevelingen van de contraexpertise worden slechts ten dele opgevolgd, met name de aanbevelingen die gaan over gebruik open standaarden om de gefaseerde invoering niet problematisch te laten zijn worden niet of slechts gedeeltelijk opgevolgd. De conclusie van de contraexpertise dat het project in zijn huidige opzet eigenlijk de verkeerde kant opwerkt wordt zonder verdere argumenten ontkent.

28 Augustus 2007:

Stuurgroep stemt in met maatregelen zoals voorgesteld in tegennotitie projectmanagement GOUD, en dringt niet aan op navolging van de achterwege gelaten aanbevelingen vanuit de contraexpertise. Stuurgroepvergadering stelt tenderboard in onder leiding van pSG BZK die een extra check op de kwaliteit van het Programma van Eisen uitvoert, vooraleerst als signaal naar buiten. De tenderboard krijgt als extra taak om kritische vragen te beantwoorden zoals 'komen we met de ingeslagen weg van GOUD 1.0 uit daar waar onze ambitie ligt' en 'hebben we al het nodige gedaan om open standaarden een eerlijke kans te geven'. Vooruitlopend daarop wordt ondanks de negatieve conclusies van de contraexpertise besloten door te gaan met het publiceren van de Europese aanbesteding.

September 2007:

AZ en VWS hebben zich aangesloten bij GOUD.

17 september 2007:

Actieplan Nederland open in Verbinding aan Tweede Kamer gestuurd door staatssecretarissen Heemskerk en Bijleveld.

24 september 2007:

Aanbesteding van GOUD wordt gepubliceerd op aanbestedingskalender. Het betreft een niet-openbare aanbesteding.

2 oktober 2007:

Rectificatie van een paar '(niet desastreuze) fouten' in de aanbestedingstekst.

8 oktober 2007:

Stuurgroepvergadering GOUD. Aanstelling tenderboard blijkt nog vraagtekens open te laten, zowel de aanstelling van specifieke leden als de manier waarop externe tenderboardleden kunnen worden ingeschakeld. De tenderboard heeft een 'puur adviserende rol'. De tenderboard is bij de voorbereiding van de aankondiging van de tender 'actief geweest, zonder eerst compleet bij elkaar geweest te zijn'. Er zitten ondanks de technische vragen die men moet beantwoorden geen externe inhoudelijke ICT-experts in de tenderboard maar drie juristen. Er zijn volgens de voortgangsrapportage 'geen knelpunten'.

16 oktober 2007:

Eerste bijeenkomst tenderboard. Versie 0.6 van PvE is besproken.

22 oktober 2007:

Voortgangsrapportage aan leden sponsorgroep KM&IM meldt dat 51 partijen het selectiedocument hebben opgevraagd.

23 oktober 2007:

Publicatie risicoanalyze GOUD tbv jaarplan 2008 (in herkansing, eerst ander document rondgestuurd). Uit de tekst blijkt dat de projectleiding niet gerust is op de uitkomst van de aanbesteding en daarom actief wil ingrijpen:

"Omschrijving risico: Onverwachte productselectie door Europese aanbesteding"
"Categorie: operationeel"
"Kans: Laag"
"Gevolg: Hoog"
"Motivatie: Op basis van functionele specificaties kunnen andere producten worden aangeboden dan voorzien, het geen veel extra werk in transitie- en implementatiefase zal betekenen."
"Maatregelen: Extra expertise inhuren om aanbestedingstraject goed te laten verlopen. Opdelen project in meerdere fasen. Beslismoment inbouwen voor vervolg van project aan het eind van het aanbestedingstraject. Mogelijkheden om project aan te passen, afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding."

N.B. Een operationeel risico is gedefinieerd als "falen als gevolg van menselijk fouten, ineffectieve processen, falen van technologie of infrastructuur, onvoldoende personele vaardigheden, etc.'

29 oktober 2007:

Stuurgroepvergadering GOUD beheer. Artikel over GOUD in Automatisering Gids. ICT Office zal niet betrokken zijn bij PoC, alleen wanneer escalatie dreigt.

31 oktober 2007:

Tweede bijeenkomst tenderboard. Onderwerpen: contract, wegingsmodel (270 eisen en 90 wensen) en de PoC.

15 november 2007:

Derde bijeenkomst tenderboard.

19 november 2007:

Stuurgroepbijeenkomst. Vijf leveranciers worden geselecteerd voor volgende fase aanbesteding. Stuurgroep levert input op 'Wageningen Akkoord'. PvE wordt verspreidt, mag niet vermenigvuldigd worden en moet na bestudering vernietigd worden. Het PvE is 'smarter' gemaakt en de lange termijn zaken zijn eruit gehaald. "We willen een goede aanbieding en daarom eisen we veel van de leverancier", zo melden de notulen. PoC wordt als kostbaar omschreven, waarop wordt geantwoord dat 'we zoveel mogelijk spullen gaan gebruiken die we al hebben', 'Ook moet de oplossing met de bestaande Back Office kunnen communiceren.' Vanuit de stuurgroep wordt aangegeven dat er nog steeds niet-objectieve criteria worden gehanteerd (bijvoorbeeld: 'werken, zoals de huidige omgeving werkt').

28 november 2007:

Voortgangsrapportage. Tenderboard heeft versie 0.81 van PvE bekeken.

11 December 2007:

Bijeenkomst tenderboard.

17 December 2007:

Versturen PvE aan leveranciers (353 pagina's).

20 december 2007:

Vijf leveranciers geselecteerd die uitgenodigd zullen worden om een aanbieding te gaan doen.

21 januari 2008:

Sluitingsdatum moet worden verschoven van 13 februari naar 27 februari. Er is een grote hoeveelheid vragen gesteld door de leveranciers. Een aantal heeft om verlenging gevraagd. Er wordt een extra inlichtingenronde gehouden.

30 januari 2008:

Naar aanleiding van gelekte vertrouwelijke aanbestedingsdocumenten wordt op Webwereld.nl het eerste van een serie artikelen geplaatst van de hand van journalist Brenno de Winter, die de hand heeft weten te leggen op de vertrouwelijke aanbestedingsdocumenten. Met ministerie van Financiën weet met een claim op het auteursrecht publicatie te voorkomen.

Uit de inhoud ervan blijkt dat de aanbesteding rondom leverancierseigen technologieen is geschreven, en geen rekening houdt met het vigerende kabinetsbeleid op het gebied van open standaarden. De Tweede Kamer besluit Wouter Bos (Financiën) en Heemskerk (EZ) om schriftelijke uitleg te vragen. Na de brief besluit de Kamer een spoeddebat aan te vragen.

31 januari 2008

Een tweede artikel van De Winter verschijnt: "Ook leveranciers uiten twijfel desktopaanbesteding"

5 februari 2008:

Spoeddebat in de Tweede Kamer.

6 februari 2008:

Betrokkenen wordt gevraagd om alle mediacontacten via officiële kanalen te laten lopen. "Projectleiding en woordvoerder van het ministerie van Financiën verzoeken een ieder om zeer terughoudend te zijn in je oordeel over dit alles".

12 februari 2008:

Er wordt een besloten technische meeting georganiseerd in de Kamer. De betrokken leveranciers mogen niet aanwezig zijn. Artikel Webwereld.

14 februari 2008:

Plenair spoeddebat in de Tweede Kamer in de tweede termijn. Er worden twee moties aangenomen (Vos en Aptroot), de rest wordt afgewezen. Minister Bos spreekt "zijn politieke verantwoordelijkheid voor een succesvolle afronding van GOUD" uit. Artikel Webwereld.

25 februari 2008:

Projectleiding legt uit aan stuurgroep uit dat dankzij de gekozen constructie voor de niet-openbare aanbestedingsprocedure de veranderingen in het project naar aanleiding van de aangenomen motie Vos niet zullen kunnen leiden tot bezwaren van leveranciers die wel in aanmerking hadden kunnen komen onder de gecorrigeerde voorwaarden --de benadeelde partijen krijgen de betreffende stukken niet vanwege de geheimhouding.

Stuurgroep besluit tot extra voorlichtingsbijeenkomst voor leveranciers. PoC vergoeding wordt opgeschroefd van 25.000 naar 50.000 euro, gezien de inspanning die van de leveranciers wordt gevraagd. Stuurgroep gaat akkoord met Tweede Nota van Inlichtingen van het Aanbestedingsdocument GOUD, hoewel deze nog niet in het geheel gereed is. Tijdplanning wordt vijf weken opgeschoven.

Minister Bos geeft naar Tweede Kamer uitvoering aan motie Aptroot via brief opgesteld door projectleiding GOUD, waarin wordt gesteld dat nu 'optimaal wordt voldaan' aan de wensen van de Kamer en aan het actieplan. De controversiele fasering wordt verdedigd als noodzakelijk. Lees Kamerstuk.

7 april 2008:

Een van de leveranciers vraagt tegen de verwachtingen in om handhaving van de formele termijn van 37 dagen voor aanleveren offerte, in plaats van de voorgedragen 21 dagen. De deadline voor offertes wordt verschoven na consultatie van inkoop FIN en * (weggelakt in WOB-documenten).

"De stuurgroep geeft aan dat zij graag --in het vervolg-- de risico's vooraf in kaart gebracht zou zien en tevens de stem van de juristen wat duidelijker zou willen terugzien."

23 april 2008:

Drie van de vijf geselecteerde leveranciers zeggen hun medewerking aan de rest van het traject op uit onvrede.

28 april 2008:

Memo met gunningsadvies (er zijn nog twee leveranciers, er moeten er twee worden geselecteerd, beide aanbiedingen zijn correct en kunnen worden geselecteerd) wordt besproken in stuurgroep en goedgekeurd.

13 mei 2008:

"De stuurgroepleden geven hun complimenten over het opgestelde contract" en gaan ermee akkoord.

28 mei 2008:

Getronics Pink Roccade en PQR zijn geselecteerd voor Proof of Concept-omgeving, beide op basis van Windows Vista, Microsoft Office 2007, Citrix en Microsoft Softgrid.

9 juni 2008:

In de stuurgroep wordt een verzoek van de beide leveranciers besproken. Beide leveranciers leveren vergelijkbare oplossingen van dezelfde onderleveranciers. Vergelijken van de kosten "heeft dan geen zin". De stuurgroep ontheft de leveranciers van de eis om een kostenplaatje op te leveren. De productaanbiedingen zullen ook niet meer worden vergeleken, "inleveren levert een voldoende op". Intern wordt daarvoor als reden gesteld: er worden "door het aanpassen van de selectiecriteria geen niet aanbiedende leveranciers tekort" gedaan. De toetsing door de tenderboard komt geheel te vervallen. De verhoogde vergoeding van de PoC voor meerwerk wordt echter gewoon uitgekeerd.

4 augustus 2008:

Leveranciers blijken naast de gevraagde licenties en het beheer van licenties (onderhoud, derdelijns support) gekomen te zijn met een voorstel gekomen voor wat betreft het werkplekbeheer. De stuurgroep wijst Getronics Pink Roccade aan als winnaar, er wordt gegund op de laagste prijs (intern wordt gesproken van een 'relatieve beoordeling').

4 november 2008:

Kamervragen van Gerkens over de wenselijkheid om de uitstralingseffecten van GOUD actief te monitoren, naar aanleiding van een Europees rapport over verkeerde ICT-aanbestedingen "OSOR Guidelines Public Procurement and Open Source Software" en de verwijzing in de aanbesteding van de nieuwe Rijkbrede email in de officiële aanbestedingsdocumenten naar GOUD als ‘een gezamenlijk project met als doel het implementeren van een gefedereerde Microsoft Active directory structuur’?

19 december 2008:

Het kabinet stelt in haar reactie dat het een verkeerde omschrijving was, maar dat er niets mis is. De zeer concrete (en juridisch onrechtmatige) eis om met interne (niet volledig publieke) protocollen van een leverancier te werken geen belemmering vormen voor het gebruik van open standaarden --die staan ook vermeld. Het kabinet stelt dat de aanbesteding van GOUD volgens het boekje gegaan is en dat een nieuwe contraexpertise niet nodig is.

6 februari 2009:

Ministerie van VROM doet aankondiging gunning contract aan Getronics voor werkplekbeheer van zijn GOUD-werkplekken ter waarde van 30 miljoen euro voor 4500 werkplekken. Dit komt neer op 6.667 euro per ondersteunde werkplek per jaar. Voor de tenminste 21.000 werkplekken waarover GOUD in de eerste fase over gaat, betekent dat 140 miljoen euro.